Microsoft Outlook

Wegen der Breite einiger Abbildungen empfehlen wir die rechte Spalte mit den aktuellen Meldungen auszublenden!

In den Anleitungen wird eine spezielle Schreibweise verwendet.

1. Inzwischen ist Office 2010 plus zur Nutzung für Mitarbeiter und Studierende der Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) verfügbar, darin ist das Groupware-Programm Outlook 2010 enthalten.
   1. FAU: Office für Beschäftigte (Home Use)
   2. FAU: Office für Studierende
   3. Heise Newsticker: Microsoft bringt Office 2010 auf den Markt
2. Von Microsoft gibt es inzwischen das Service Pack SP1 für Office 2010.
   1. Service Pack 1 for Microsoft Office 2010 (KB2460049) 32-bit Edition
3. Installieren Sie auch das neuste Definitionsupdate für Microsoft Office-2010 Suites, falls Sie den internern Outllook Junk-Filter benutzen wollen.
   Dieses Update enthält die neuesten Filterdefinitionen für Junk-E-Mails und schädliche Links für Office 2010
   1. Definitionsupdate für Microsoft Office-2010 Suites
      Leider wird das Definitionsupdate für Microsoft Office-2010 Suites zur Zeit (Februar 2012) nicht gefunden, obwohl es einen Update im Januar 2012 gab!
      Nach unseren Erfahrungen tendiert der interne Outlook Junk-Filter im Vergleich zu Spamassassin eher zu False Positives.
      Auf unserer Seite Spam filtern mit Outlook und Exchange wird empfohlen, den Outlook-internen Spamfilter zu deaktivieren und die zentralen Filtermechanismen zu benutzen.
4. Zum Filtern und zum Verfeinern der Suche in Outlook bei Windows XP, benötigt man Windows Search 4.0 Bei Windows 7 und Windows Vista ist diese Suche schon im Betriebsystem integriert.
   1. Windows Search 4.0
   2. Suchen und Filtern (Windows Search 4.0)
      
   3. Suche mit Microsoft Office 2010 Filter Pack erweitern
      http://www.tecchannel.de/pc_mobile/windows/2038675/clevere_tipps_zur_windows_suche/index2.htmlDie Suchfunktion von Windows kennt unter Umständen noch nicht alle neuen Dokumentenformate von Microsoft. Selbst Windows 7 ist nicht auf dem aktuellen Stand. Dies lässt sich mit dem kostenlosen Office 2010  Filter Pack beheben. Dieses Filterpack erfordert Microsoft Core XML Services (MSXML) 6.0
5. Alle, die noch kein Outlook benutzen, sich aber schon vorab mal informieren wollen, finden hier die Online-Hilfe.
   1. Microsoft: Online-Hilfe zu Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook 2003
6. Nach der Einrichtung Ihres Postfachs sollten Sie, vor der ersten Benutzung von Outlook, einige Grund-Einstellungen vornehmen.
7. Neueinsteigern und Umsteigern empfehlen wir unsere Kurse bzw. die hier aufgeführten Dokumente.
8. Viele weitere Tipps für fortgeschrittene Benutzer finden Sie hier.
9. Am 16.2.2012 hat Microsoft das kostenlose Microsoft Outlook Configuration Analyzer Tool veröffentlicht, leider nur in englischer Sprache. Damit wird das aktuelle Outlook-Profil analysiert und auf mögliche Probleme hingewiesen. Das Tool liefert auch Links auf passende Knowledge Base-Artikel, in denen Lösungen angezeigt werden. Sie können auch einen Problem-Report ausdrucken.
10. Am 16.2.2012 hat Microsoft das kostenlose Calendar Checking Tool for Outlook veröffentlicht , leider nur in englischer Sprache. Damit können Microsoft Outlook Kalender auf Probleme überprüft werden.

Der Schwerpunkt dieser Dokumentation iist Einrichtung, E-Mail, Suchen, Filtern und Archivieren. Speziielle Workgroup-Themen wie Kalender, Aufgaben, Notizen werden hier zur Zeit nicht behandelt. Sie finden dazu aber Links auf extene Webdokumente und Empfehlungen von gedruckten Handbüchern. Aktuelle Hinweise finden Sie auch im Blog: Exchange@FAU.

Inhalt

• Microsoft Outlook
  • Postfächer
    • FAUMail IMAP
    • Exchange
      • Outlook 2010 - Windows 7
      • Outlook 2010 - Windows XP
      • Outlook 2007 - Windows 7
      • Outlook 2007 - Windows XP
  • Erste Schritte
  • Spam
    • Interne SPAM-Filterung
    • Regelbasierte SPAM-Filterung
  • Tipps
    • Signatur
    • Löschen
    • Automatische Antworten
    • Automatisch filtern, ordnen, löschen, archivieren
    • Archivierung
    • FAUMail-Kontakte exportieren
    • Thunderbird-Kontakte exportieren
    • Windows Search 4.0 für Windows XP
    • RSS
    • Probleme
    • Hilfe
    • Glossar-Index
    • Wichtige Einstellungen
    • Sonstiges

• Schulung für Neueinsteiger und Umsteiger
• Handbbücher in gedruckter Form und externe Webdokumentationen
• Glossar und Index
• Blog: Exchange@FAU
• Office 2010 vollständig entfernen
• Microsoft Outlook ausführlicher Inhalt

Postfächer

Weiter lesen

Hier wird beschrieben, was bei der Einrichtung von Outlook für ein IMAP bzw. ein Exchange-Postfach zu beachten ist.

   Microsoft Outlook IMAP Postfach einrichten

Hier wird die Einrichtung eines IMAP Kontos als FAUMail Postfach beschrieben

Posteingang-Server: faumail.uni-erlangen.de
Postausgang-Server: smtp-auth.uni-erlangen.de

Studierende, die Ihre Kennung nach dem 17.10.05, 16:00 Uhr aktiviert haben, und Mitarbeiter der Universität Erlangen-Nürnberg, die eine Kennung auf dem FAUMail-Server des RRZE haben die Möglichkeit Ihre E-Mails direkt unter https://faumail.uni-erlangen.de abzurufen.

   Microsoft Outlook Exchange Postfach einrichten

Derzeit ist die Verwendung eines Exchange Postfachs nur im Testbetrieb für RRZE-Mitabeiter möglich !

Erste Schritte

Weiter lesen

Nach der Einrichtung Ihres Postfachs empfehlen wir zuerst diese Einstellungen vorzunehmen.

Tipps

Tipps/Hilfe

Hier findet man eine Sammlung nützlicher Links rund um das Thema Outlook.

Tipps

Hier findet man spezielle Dokumentationen zu den uns wichtigen Outlook-Themen.

Tipps/Sonstiges

Hier sind alle Tipps zusammengefasst, die keine eigene Webseite unter Tipps haben.

   Microsoft Outlook Tipps

• Hier findet man Hinweise zum Umgang mit als gelöscht markierten Dateien,
• zum Einrichten der Signatur,
• wie man eine E-Mail in reinem Text sendet,
• wie man RSS-Feeds anzeigt,
• eine Sammlung nützlicher Links zu Outlook,
• welche Probleme bisher aufgetreten sind.

Spam

Weiter lesen

Hier finden Sie Tipps zum Thema Junk und Spam.

   Spamfilterung mit internem Junkfilter

Wir empfehlen den internen Spamfilter abzuschalten, da es schon des öfteren zu falsch erkannten Spam-E-Mails (false positives) gekommen ist. Außerdem lässt sich nicht verhindern, daß Normale E-Mail die manuell in Ablageordner verschoben wurden fälschlicherweise in den Spamodrner verschoben werden.

Wir empfehlen inzwischen, stattdessen serverseitig zu filtern.

   Spam-Filterung regelbasiert mit Microsoft Outlook

Hier wird beschrieben, wie man Micorsoft Outlook zur Spam-Filterung mit SpamAssassin konfigurierren kann..

Wir empfehlen inzwischen, stattdessen serverseitig zu filtern.

Schulung für Neueinsteiger und Umsteiger

Schulungsangebote des RRZE

Das RRZE bietet regelmäßig Schulungen zu Office und auch zu Outlook an. Über die jeweiligen Termine informieren Sie sich am Besten hier.

• RRZE Kursangebot

Hochschule Luzern

Neueinsteigern und Umsteigern von früheren Outlook-Versionen empfehlen wir, vor dem ersten Start, sich zuerst mal 15 Minuten Zeit zu nehmen, um die 31 Seiten dieses Dokuments zu lesen. Diesen Dokument bieten einen guten Überblick über die wichtigsten Funktionen und beschreibt anschaulich, wo man was findet.

• Hochschule Luzern: Schulungsunterlage Umstieg auf Office 2010 (PDF)

Microsoft Online Schulung

Zu zu empfehlen ist auch diese 8-teilige Filmserie. Insbesonders werden hier auch die Vorteile des neuen Menübandes schön erklärt.

• Umsteigen auf Outlook 2010 Dauer 40 bis 50 Minuten

Office 2010 vollständig entfernen

• Office 2010 vollständig entfernen und erneut installieren

Microsoft Outlook ausführlicher Inhalt

Postfächer

FAUMail IMAP

1. FAUMail-IMAP-Postfach einrichten
   Ein FAUMail-Postfach erhalten Mitarbeiter und Studierende der FAU.
2. Exchange-Postfach einrichten
   Organisationseinheiten der FAU können auf Antrag auf das Exchange-System umgestellt werden!
   1. Postfach einrichten - Outlook 2010 - Windows 7
      1. Outlook starten
      2. Neues E-Mail-Konto
      3. Konto automatisch einrichten (Wichtig!)
      4. Servereinstellungen für diese Website zulassen
      5. Anderes Konto verwenden (Wichtig!)
      6. Online Suche nach Servereinstellungen
      7. Benutzername und Initialen
      8. Outlook als Standardprogramm verwenden ja/nein ?
      9. Microsoft Office schützen und verbessern
      10. Anwendungsfenster
   2. Postfach einrichten - Outlook 2007 - Windows 7
      1. Outlook starten
      2. Neues E-Mail-Konto
      3. Konto automatisch einrichten (Wichtig!)
      4. Servereinstellungen für diese Website zulassen
      5. Anderes Konto verwenden (Wichtig!)
      6. Online Suche nach Servereinstellungen...
      7. Benutzername und Initialen
      8. Anwendungsfenster
         
   3. Postfach einrichten - Outlook 2010 - Windows XP
      1. Windows XP und Roaming Profile (Bitte beachten!)
      2. Outlook starten
      3. Neues E-Mail-Konto
      4. Konto automatisch einrichten (Wichtig!)
      5. Servereinstellungen für diese Website zulassen
      6. Anderes Konto verwenden (Wichtig!)
      7. Online Suche nach Servereinstellungen...
      8. Benutzername und Initialen
      9. Outlook als Standardprogramm verwenden ja/nein ?
      10. Microsoft Office schützen und verbessern
      11. Anwendungsfenster
   4. Postfach einrichten - Outlook 2007 - Windows XP
      1. Windows XP und Roaming Profile (Bitte beachten!)
      2. Outlook starten
      3. Neues E-Mail-Konto
      4. Konto automatisch einrichten (Wichtig!)
      5. Servereinstellungen für diese Website zulassen
      6. Anderes Konto verwenden (Wichtig!)
      7. Online Suche nach Servereinstellungen...
      8. Benutzername und Initialen
      9. Outlook als Standardprogramm verwenden ja/nein ?
      10. Microsoft Office schützen und verbessern
      11. Windows Search 4.0 nicht installieren
      12. Anwendungsfenster

Erste Schritte

1. Empfohlene Grundeinstellungen
   1. Exchange Cache Modus verwenden bzw. nicht verwenden
      
   2. Signatur-Einstellungen
   3. Einstellungen für Nur-Text versenden und Quotierung bei Antworten und Weiterleitung
   4. Einstellfeld für BCC beim Senden
   5. Junk-E-Mail-Optionen
   6. Kontingentinformationen
   7. Abwesenheitsnotiz
2. Weitere Tipps
   1. Automatisch filtern, ordnen, löschen, archivieren
      
   2. Archivierung
   3. RSS-Feeds
      1. Outlook eignet sich auch als einfacher RSS-Reader

Spam

Serverseitige Spamfilterung (Dokumentation zu FAUMail Webzugang)

1. Einleitung allgemein
   1. Sprache der Webmail Oberfläche ändern
2. Einleitung Spam-Filter
   1. Filter Spam und Spam-hoch aktivieren
   2. Nur Filter Spam-hoch aktivieren
   3. Nur Filter Spam aktivieren
   4. Keines der beiden zu aktivieren
3. Spam-Filter einrichten
4. Filter für Spam mit 5 bis 14 Punkten
5. Filter für Spam mit 15 und mehr Punkten
6. Spam-Filter aktivieren
7. Veralteten Spam automatisch löschen
8. Gemeinsam benutzte Ordner
9. Probleme mit gemeinsam benutzten Ordnern
   1. Problem 1
   2. Problem 2
10. Kopfzeilen anzeigen

Interne SPAM-Filterung

1. Junk-E-Mail-Optionen
2. Optionen
3. Sichere Absender
4. Sichere Empfänger
5. Blockierte Absender
6. International
   1. Liste blockierter Domänen
   2. Liste blockierter Codierungen
7. Ausgewähltes Element als Junk markieren

Regelbasierte SPAM-Filterung

1. Regeln und Benachrichtigungen verwalten
2. Regeln und Benachrichtigungen
   1. Regel Spam-hoch
      1. Bedingungen
      2. Aktionen
      3. Ausnahmen
      4. Regel fertig stellen
   2. Regel Spam-niedrig
   3. Ausführen und Kontrollieren
3. (Archiv noch Outlook 2000)
   1. Sicherheit
   2. Header ein-/ausblenden
4. Spam klassifizieren mit Add-In Auto-Mate

Tipps

Sonstige Tipps

• Nachrichten-Signatur
• RSS-Feeds
• E-Mails löschen
• Regeln und QuickSteps
• Kopfzeilen und Quelltext
• Archivierung automatisch und manuell
• Abwesenheitsnotiiz
• Bisher aufgetretene Probleme
• Offline-Modus - OST-Dateien
• Outlook Web App
• Spam/Junk
• Gespeicherte Passwörter
• Passwortschutz für PST-Dateien
• Adressbuch
• Add-In Auto-Mate
• MoDupRemover - Duplikate in Outlook finden und löschen
• MOBackup - Backup-Lösung für Outlook 2000 bis Outlook 2010
• Automatisch filtern, ordnen, löschen, archivieren

Wichtige Einstellungen

• Nur reinen Text versenden bzw. anzeigen
  • Nachrichten immer im Nur-Text-Format versenden
  • Antworten und Weiterleitungen quotieren
  • Empfangene E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen
  • Hyperlinks in E-Mailnachrichten nicht anklickbar machen
• Einstellungen: Als gelesen markieren
• Quotas

Signatur

1. E-Mail-Signatur einrichten
2. Signaturen und Briefpapier: E-Mail-Signatur

Löschen

1. Outlook 2010
2. Outlook 2007, Outlook 2003
   1. Als gelöscht markierte Elemente endgültig entfernen
   2. E-Mails direkt löschen
   3. Zum Löschen markierte Nachrichten ausblenden

Automatische Antworten

1. Automatisches Beantworten von E-Mail-Nachrichten (Abwesenheitsnotiz)
2. Exchange-Konto
3. FAUMail-Konto

Automatisch filtern, ordnen, löschen, archivieren

1. Einleitung
   1. Wünsche
      1. Einschränkungen
   2. Klassifizierung von E-Mails
2. Outlook Bordmittel
   1. Suchordner
      1. Beispiel 1 Suchordner Heute,Gestern,ungelesen
      2. Beispiel 1a Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk
      3. Beispiel 1b Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen
      4. Beispiel 1c Standard Suchordner Ungelesene Nachrichten
   2. Suchen und Filtern
      1. Desktopsuche
      2. Suche verfeinern
      3. Filter verwenden
      4. Filter dauerhaft aktivieren
      5. Filter für mehrere Ordner wieder abschalten
   3. Favoriten
      1. Bug bei Favoriten
   4. Verknüpfungen
      
   5. Eigene Ordner und Unterordner
   6. Kategorien
   7. Regeln
      1. Beispiel 2 -Regel E-Mails von OTRS versschieben
      2. Beispiel 3 - Spam nach Spamwahrscheinlichkeit trennen
   8. Autoarchivierung (Löschen oder Archivieren)
      1. Gobale Einstellung
      2. Einstellung pro Ordner
      3. Autoarchivierung manuell startenstarten
      4. Standard-Ablaufzeiten
         1. Beispiel 4 - Automatisch löschen
3. Duplikate entfernen
4. Manuell Archivieren
5. Weitere Tipps

Archivierung

1. Automatisch Archivieren
2. Manuelle Archivierung

RSS

1. RSS-Feeds anzeigen
2. RSS-Feeds abonnieren
3. RSS-Feeds verwalten
   1. RSS-Feeds Erweiterte Optionen
   2. RSS-Feeds entfernen
4. Veraltetete Artikel in RSS-Feeds automatisch löschen
5. RSS-Feeds in Unterordnern organisieren
6. RSS-Feeds abonnieren im Webrowser (Firefox)
7. Exportieren im OPML-Format
8. Importieren im OPML-Format

Probleme

1. Bei Outlook 2010 bisher aufgetretene Probleme
   1. Koexistenz mit Novell GroupWise
   2. FAUMail-Postfach
2. Format und Größe der *.pst Datei

Hilfe

1. Weitere Tipps
   1. Hier finden Sie die Online-Hilfe zu Outlook
   2. Tipps und Tricks zu Microsoft Outlook
   3. Interaktive Office 2010 Handbücher
   4. Handbücher in gedruckter Form
   5. Safari Books Online – Microsoft Outlook 2010
   6. Portal: Office 2010 - Hilfe
   7. Outlook Glossar und Index
   8. Outlook an der Johannes Gutenberg Universität Mainz
   9. Open .eml Files in Outlook
   10. TecChannel: Die besten Tipps zu Outlook 2010
2. Schulung für Neueinsteiger und Umsteiger
   1. Schulungsangebote des RRZE
   2. Hochschule Luzern
   3. Microsoft Online Schulung
3. Kopfzeilen anzeigen
4. Junk-E-Mail-Filter
5. Nachrichtensignatur
6. Kennwort
7. Regeln
   1. Manuelles Ausführen einer Regel
8. QuickSteps
9. Automatische Antworten
10. Offline arbeiten
11. Weitere Dinge die Sie kennen sollten (Outlook 2010 Hilfe)
12. Hotkeys für Microsoft Outlook
13. Wo speichert Microsoft Outlook meine Informationen und Einstellungen
14. Format und Größe der *.pst Datei
15. Office 2010 vollständig entfernen
    1. Outlook 2010 Resources

 

Glossar-Index

1. Tabelle: Outlook: Glossar und Index nach Begriff sortiert
2. Tabelle: Outlook: Glossar und Index nach kategorisiertem Begriff sortiert

Sonstiges

1. Alle Kopfzeilen oder Quelltext anzeigen
   1. Alle Kopfzeilen anzeigen
   2. Quelltext anzeigen
2. Senden Spezial
   1. Nachricht erneut senden
   2. Nachricht zurückrufen
   3. Verzögert senden - Übermittlung verzögern
3. Kontakte und Adresslisten
   1. Tipp: Suchen nach Nachname
   2. Globale Adressliste
   3. Suchreihenfolge Adressbücher bzw. Kontakte
   4. Autovervollständigen-Liste
   5. Anmerkungen Suchreihenfolge
   6. Namen überprüfen
4. Offline-Modus - OST-Dateien
5. Passwörter
   1. Festlegen eines Kennworts zum Schützen von Outlook-Daten
   2. Gespeicherte Passwörter
   3. Passwortschutz für PST-Dateien
6. Regeln, Quicksteps,Tools zum Aufräumen
7. Add-Ins und Tools
   1. Microsoft Office Add-Ins anzeigen und verwalten
   2. Add-In Auto-Mate
   3. MoDupRemover - Duplikate in Outlook finden und löschen
   4. MOBackup - Backup-Lösung für
      Outlook 2000 bis Outlook 2010
   5. Add-In-World: SmartTools Empty Folders 2.5 für Outlook
   6. Mehrere Outlook-E-Mails auf die Festplatte speichern
8. Schulung für Neueinsteiger und Umsteiger
   1. Schulungsangebote des RRZE
   2. Hochschule Luzern Schulungsunterlage
   3. Microsoft Online Schulung
9. Hilfe weitere Links

Wichtige Einstellungen

1. Nur reinen Text versenden bzw. anzeigen
2. Einstellungen: Als gelesen markieren
3. Quotas

 

 

 

 

 

 

 

Letzte Änderung: 2. Mai 2012, Historie